Klauzula Informacyjna RODO bitdesk.

Data ostatniej aktualizacji: 27.03.2025

Wstęp

W związku z obowiązywaniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: “RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach serwisu bitdesk..

WAŻNE: Niniejsza klauzula RODO dotyczy wyłącznie przetwarzania danych osobowych w ramach strony internetowej BitDesk.pl oraz formularzy kontaktowych i zapytań ofertowych składanych za jej pośrednictwem. Przetwarzanie danych osobowych w ramach usługi hostingu Nextcloud (app.bitdesk.pl) podlega oddzielnym umowom powierzenia przetwarzania danych, zawieranym indywidualnie z każdym klientem w momencie zakupu usługi.

Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

Cenobitz.com
ul. Stasia 4
91-604 Łódź
NIP: 8981792044

zwany dalej “Administratorem”.

Kategorie Danych Osobowych

W ramach serwisu BitDesk.pl przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

  1. Adres e-mail
  2. Dane z formularzy kontaktowych (imię, nazwisko, nazwa firmy, numer telefonu)
  3. Dane niezbędne do odpowiedzi na zapytania ofertowe
  4. Informacje o zamówieniach i usługach
  5. Dane kontaktowe
  6. Dane do rozliczeń i fakturowania
  7. Adres IP komputera oraz inne informacje zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony

Źródła Danych

Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa poprzez:

  1. Formularze zawarte na stronie internetowej BitDesk.pl
  2. Komunikację e-mail
  3. Kontakt przez media społecznościowe (LinkedIn, Facebook)
  4. Narzędzia analityczne (Matomo)

Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania Danych

Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

  1. Odpowiedzi na zapytania z formularza kontaktowego

    • Zakres danych: imię, nazwisko, e-mail, adres IP, treść zapytania
    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda osoby

  2. Realizacja usług i umów

    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy

  3. Rozpatrywanie reklamacji i obsługa zgłoszeń

    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny

  4. Cele marketingowe i informowanie o nowościach

    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda osoby lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes administratora

  5. Cele analityczne i statystyczne

    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes administratora

  6. Zapewnienie bezpieczeństwa usług i zapobieganie nadużyciom

    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes administratora

Odbiorcy Danych

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:

  1. Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie:

    • OVH oraz Oracle - dostawcy rozwiązań serwerowych i zabezpieczeń
    • Dostawcy systemów do obsługi klienta i komunikacji
    • Biuro księgowe (w zakresie danych niezbędnych do wystawienia faktury)

  2. Organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne - w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów prawa.

Przekazywanie Danych do Państw Trzecich

Państwa dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na terenie Unii Europejskiej i nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy).

Okres Przechowywania Danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:

  1. Dane z formularzy kontaktowych - przez okres prowadzenia korespondencji oraz do 3 lat po jej zakończeniu w celu archiwizacji i ewentualnego dochodzenia roszczeń.

  2. Dane związane z realizacją umów - przez okres obowiązywania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i dotyczącymi rachunkowości (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło zdarzenie).

  3. Dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu wycofania zgody.

  4. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu administratora - do czasu wniesienia sprzeciwu lub do czasu wygaśnięcia uzasadnionego interesu.

Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

  1. Prawo dostępu do danych - prawo do uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza Państwa dane osobowe oraz do uzyskania kopii tych danych.

  2. Prawo do sprostowania danych - prawo do żądania sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

  3. Prawo do usunięcia danych (“prawo do bycia zapomnianym”) - prawo do żądania usunięcia danych osobowych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy przetwarzanie odbywa się niezgodnie z prawem.

  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania - prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w określonych przypadkach.

  5. Prawo do przenoszenia danych - prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi.

  6. Prawo do sprzeciwu - prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora.

  7. Prawo do cofnięcia zgody - prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

  8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt z Administratorem za pomocą danych kontaktowych podanych poniżej.

Informacja o Zautomatyzowanym Podejmowaniu Decyzji

Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, które wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa.

Bezpieczeństwo Danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym:

  1. Szyfrowanie SSL strony internetowej
  2. Dwuetapowe uwierzytelnianie panelu administracyjnego
  3. Wydzielony dostęp administracyjny do hostingu z określonych adresów IP
  4. Dostęp do zarządzania serwerem SSH wydzielony dla konkretnych adresów IP i weryfikowany kluczem przypisanym do administratorów
  5. Restrykcyjna polityka bezpieczeństwa, w tym monitoring ruchu sieciowego
  6. Regularne kopie zapasowe danych

Kontakt w Sprawach Ochrony Danych Osobowych

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt:

  • E-mail: rodo@bitdesk.pl
  • Adres korespondencyjny: Cenobitz.com, ul. Stasia 4, 91-604 Łódź

Zmiany Klauzuli Informacyjnej

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej klauzuli informacyjnej. Aktualna wersja klauzuli będzie zawsze dostępna na stronie www.bitdesk.pl/rodo.